كلمة الأرشيف يونانية المصدر وهي سليلة الكلمة اليونانية أرشيون وقد شاع استعمالها في اللغات الأخرى مثل اللاتينية حيث يقال ارشيفوم اما في اللغتين الفرنسية والانجليزية فنتحدث عن أرشيفس بصيغة الجمع , أما في الألمانية فنقول أرشيف وفي الايطالية فنقول أرشيفو . - من الملاحظ أننا لانجد مصطلحا مرادفا لهذه الكلمة في اللغة العربية انطلاقا من جذوع لكلمات عربية . - أما من ناحية تاريخية فان الحضارة السومرية عرفت حفظ الوثائق والسجلات في المعابد وهو مايعني أن العراق القديم عرف منذ الاف السنين ظاهرة الأرشيف . - أما العهد الأشوري فقد عرف الظاهرة من خلال الرقم الطينية اذ احتوت مكتبة الملك اشوربانيال على مجموعة وثائق ومعلومات عن الدولة الاشورية . وفي مصر القديمة حفظت الوثائق والمعلومات في شكل مجموعات منظمة في المعابد القديمة . العرب عرفوا هم الاخرين النظم الحكومية وأنشأوا الدواوين الا أنه لم تصلنا من تلك الحقب الوثائق الأصلية والمعلومات المتعلقة بتلك الدواوين لولا بعض المتفرقات في كتاب "صبح الأعشى" للقلقشندي . أما العرب المحدثون فقد زهدوا هم الاخرين في العناية بالتوثيق وحفظ الأرشيف وتطوير علومه وتقنياته برغم مابلغته هذه العلوم من تقدم في البلاد الصناعية . - في أوربا ترجع أصول نشأة دور الأرشيف الى القرنين الرابع والخامس ميلادي , اذ عرف عن أهل أثينا عنايتهم بحفظ المستندات الثمينة وأشهرها دفاع سقراط الذي كتبه بخط يده هذا علاوة على روايات المشاهير الاغريقيين وقوائم ميداليات الألعاب الأولمبية . - في العصور الوسطى كانت عملية الأرشفة تقتصر أوربيا على حفظ المستندات والحجج التي تثبت الحقوق والامتيازات للأسر الاقطاعية والملوك وقد كانت الوثائق على ملك الوزراء والسفراء والقناصل بعد اعفائهم وليس على ملك الدولة . - شهدت علوم الأرشيف في أوربا نهضة عظيمة مع تأسيس دور الأرشيف بعد الثورة الفرنسية حيث كان لها الفضل في تأسيس أول دار للأرشيف القومي في العصر الحديث ومن ثمة الاقرار للدولة بالمسؤولية عن حفظ الوثائق باعتبارها تراثا قوميا ينبغي تجميعه في مكان مركزي واحد . - وحينئذ فان الثورة الفرنسية وحدت الأرشيفات الفرنسية التي بلغت في باريس وحدها قبل الثورة مايقرب عن 405 مركزا وثائقيا . , وهو ماأتاح الفرصة لاحقا لتحويل المركز القومي للأرشيف الى مركز للدراسات التاريخية والبحوث العلمية والأكاديمية . - تجدر الاشارة الى أن قانونا فرنسيا صدر سنة 1794 قد جعل من الاطلاع على الوثائق حقا لكل مواطن . - وفي وقت لاحق وقع تنظيم تجميع الأرشيف ورعايته في كل من انجلترا وايطاليا-( 1851 وضع حجر الأساس لدار الوثائق العامة بلندن) ... - منذ الحرب العالمية الثانية اتسع مدلول الأبحاث العلمية وأصبح تطورها معتمدا على الوثائق والأرشيفات , وهو مادفع كثيرا من الدول في القرن العشرين الى الاهتمام بدور الأرشيف القومي بصفتها مستودعا أولا للبحوث التاريخية والقومية والعلوم انسانية والأعمال الادارية والحكومية للدولة . تعرف القواميس الأرشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة والمستندات التاريخية , وتطلق هذه الكلمة على المواد الوثائقية كما على الهيئة أو الادارة القائمة على عمليات الاشراف على الأرشيف . عمد رجال الأرشيف الى ايجاد تعريفات منبثقة من خبرتهم فوضعوا بعض التعريفات المختلفة نسبيا , اذ عرف هيلاري جينكنسون المجموعة الأرشيفية بأنها الوثائق الأرشيفية التي نشأت أثناء تأدية أي عمل من الأعمال وكانت جزءا من ذلك العمل , وهي لاتقتصر على الأعمال الحكومية بل قد تكون وثائق لجمعيات أو لأشخاص او لهيئات غير حكومية . وقد استنبط عالم الأرشيف هدسون أربع مميزات تفرق بين المجموعات الوثائقية الأرشيفية والوثائق العادية : 1- المجموعات الأرشيفية تعتبر جزءا من الادارة التي أنتجتها ومضمونها حقائق عن مناشط تلك الادارة ومن ثمة فانها تتصف بميزة عدم التحيز . 2- تكتسب المجموعة الأرشيفية أهميتها من عملية الحفظ وهذا مايعطيها ولاية قانونية عبر وجوب حفظها في مكان يحدده القانون ويؤمنها من عبث العابثين . 3- المجموعة الأرشيفية تتجمع بطريقة طبيعية في الدواوين الحكومية أي بطريقة غير صناعية كما هو الحال مع ادوات المتحف وكتب المكتبات ومواد التوثيق . وكنتيجة لذلك فان الباحثين يستخلصون من هذا التشكل الطبيعي أدلة لموضوعات لم تخطر على بال المنشئين لمواد الأرشيف . 4- يترتب عن هذا التكوين الطبيعي للوثائق نوع من التماسك أو الترابط والتسلسل داخل المجموعة الأرشيفية وخارجها وهو مايعطي الوثيقة معنى اخر ضمن هذا التسلسل - وثيقة بمفردها لاتساوي شيئا بالنسبة للباحث . ومن هذه الميزات ظهر مبدأ الأصل في تشكيل الوثائق وترتيبها وهو ماجعل علماء الأرشيف يعنون كثيرا بالمحافظة على النظم القديمة للتسلسل الى درجة تصل حد القداسة . - حفظ الوثائق يستوجب نظام ترتيب للمجموعات الأرشيفية يسهل الرجوع اليها , كما أن الحفظ يتطلب وجود مستودعات متينة تحميها من الأخطار الطبيعية كالفياضانات والزلازل وتسرب الحشرات والقوارض ... وهو مايعني أيضا ان الحفظ لابد ان يراعي ضبط درجات الحرارة المناسبة وتجنب الرطوبة والضوء كما صيانة هذه الوثائق من التلف عبر لصقها بورق خاص واستعمال قماش الحرير عند كتابة الوثيقة من الوجهين هذا بالاضافة الى طلاء الوثائق بمواد كيميائية خاصة تخلصها من الكربون . وبهذا فان التصوير يعد نوعا من الحفظ والحماية في حالة تعرض الأصل للخطر , كما يمكن استعمال النسخ المصورة كبديل عن الأصل عند تداول الوثيقة بين الباحثين والقراء . - وتتميز المجموعة الأرشيفية عن غيرها من الوثائق ب : عدم التحيز والصحة والنشأة الطبيعية وأخيرا العلائقية والتسلسل مابين الوثائق , وهو مايحدد الطريقة التي ترتب بها الوثائق وطرائق الاستفادة منها في الأعمال الرسمية والبحوث الأكاديمية . ترتيب المجموعات الأرشيفية : الوثائق ترد الى الأرشيف القومي في شكل مجموعات أو وحدات مترابطة , ومهمة متخصص الأرشيف هي التعرف أولا على طبيعة هذه المجموعة وعلى النظام الذي كان معتمدا في حفظها , أي أنه لايسمح لرجل الأرشيف بتغيير هذا الترابط بين الوثائق أو المجموعات , اذ يقتصر دوره هاهنا على اعطاء المجموعة اسما أو رمزا لتسهيل العودة اليها ثم يعطي المجموعة رقما أو ارقاما متسلسلة اذا كانت المجموعة متكونة من عدة وحدات , ثم يعطي الملفات أرقاما متسلسلة كما يتعين عليه ترقيم الوثائق المفردة مع عدم الغفلة عن ذكر الأرقام القديمة للوثيقة وموضوعها وفترة وتاريخ صدورها . - تجدر الاشارة الى أن المجموعة الأرشيفية تعتبر بمثابة الكائن الحي والذي يكون نتيجة نشاط جهاز أو مؤسسة ما , ومن ثمة فقد تشكلت المجموعة بطريقة طبيعية ومنطقية لاينبغي المساس بها . - في ظل مايعرفه عالمنا من تطور وتقدم في وسائل الكتابة وصناعاتها فان التضخم في الوثائق أملى ابتداع وسائل اخرى للابقاء على الوثيقة الهامة والتخلص من نظيرتها غير الهامة , ومن هنا فان الوثائق المعاصرة باتت خاضعة الى عمليات تقييم من قبل العاملين بمهنة الأرشيف . تصنيف وفهرسة المواد الأرشيفية : ويقصد بالتصنيف العملية التي تقسم بها أي مجموعة من المواد الوثائقية الى مجموعات فرعية بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات وخصائص متجانسة . وبتطور النظم الادارية الحكومية الحديثة اصبحت عملية تصنيف الوثائق تتم خلال مراحل العمل الاداري . ولقد أعدت معظم الدول لوائح تحدد عمر الوثيقة منذ نشاتها ومدد حفظها وتاريخ ارسالها الى الدار القومية للحفظ المناسب مع استبعاد الوثائق التي لافائدة ترجى من ورائها . عناصر التصنيف : ثمة ثلاثة عناصر رئيسة يجب الانتباه لها قبل الانطلاق في عملية تصنيف وثائق أي جهاز عام : 1- مهام واعمال الجهاز الذي صدرت منه الوثيقة 2- الهيكل التنظيمي لهذا الجهاز 3- الموضوعات التي يعالجها هذا الجهاز الاداري أو الحكومي والوثائق حينئذ هي نتاج اعمال هذا الجهاز الحكومي وهذه الأعمال تنقسم الى أعباء ومناشط واجراءات . - وتستمد مبادئ التصنيف الوثائقي قواعدها من هذه العناصر أخذا بعين الاعتبار مايلي : 1- الوثائق العامة يجب ألا تصنف حسب الموضوعات الا في حالات خاصة تكون متصلة فيها ببحوث وتحاليل ميدانية مثل البحوث الزراعية , ,الصناعية والطبية وماشابهها ... 2- ضرورة تصنيف الوثائق العامة حسب الأعباء والمهام ويجب الا يكون عدد الفروع في التصنيف كبيرا بحيث يعقد مسألة التنظيم كما يجب مراعاة تتابع العمل , فالأعباء اولا ثم المناشط ثم الاجراءات . ويتوجب أن تكون رؤوس موضوعات التصنيف واضحة ومختصرة , كأن نكتب السياسة العامة , القرارات و الاجراءات , البرامج ..., مع مراعاة مشابهة الوضع الجاري في المؤسسة . الدليل الى المجموعات الأرشيفية : بعد القيام بعملية التصنيف والفهرسة تأتي الخطوة الموالية وهي اعداد القوائم والكشافات والمراشد والبطاقات . والقوائم الأولية هي عبارة عن بيان بالموجودات من الوثائق , تسجل فيها الأرقام المتسلسلة للوثائق والموضوع والتاريخ . - عادة مايتم تشكيل ثلاث قوائم , الأولى خاصة بالوثائق التي ترسل الى الأرشيف القومي للحفظ الدائم أو للمركز الوسيط للحفظ المؤقت , والقائمة الثانية خاصة بالوثائق التي تحفظ بصفة مؤقتة في أرشيف الجهاز , والقائمة الثالثة تشمل الوثائق التي يراد التخلص منها أو استبعادها . - بالنسبة لقوائم الملفات المرسلة الى الدار القومية لغرض الحفظ فيشترط فيها توفر المعلومات الاتية : أولا - يجب كتابة مقدمة تورد فيها نبذة موجزة عن الجهاز الذي صدرت منه الوثائق مع تعريف مختصر بمجموعة الوثائق المرسلة واشارة الى تاريخ الوحدة الادارية ومهامها وسوابقها الادارية بالاضافة الى التنصيص على أمر التأسيس الذي انشئت بموجبه هذه الوحدة أو المؤسسة . هذا ويتحتم تحليل أنواع الوثائق حسب الوحدة الادارية الأم او حسب الفروع الكبيرة مع توضيح علاقاتها بالوثائق الأخرى داخل الأرشيف القومي . ثانيا - يجب انشاء لائحة توضح مدد الحفظ وطرق اعدادها . المرشد : وهو عبارة عن تجميع للكشوفات الخاصة بالمجموعات الأرشيفية , حيث يقع تجميع وثائق كل فترة تاريخية معينة في مرشد , وفي بعض الأحيان تجمع فيه كشوفات مجموعات الوثائق بحسب موضوع معين . ومن الممكن جمع كل المراشد في مرشد واحد على ان تصدر له ملاحق مع كل اضافة لمجموعات وثائقية جديدة . فهرس البطاقات : ويتكون هذا الفهرس من مجموعة بطاقات ذات مقاييس موحدة بحجم 5 على 10 سم , وترتب هذه البطاقات بحسب طريقة التصنيف المتبعة في الجهاز الذي جلبت منه الوثائق أو بحسب الترتيب الأبجدي . - ينبغي حفظ هذه البطاقات بمعدات خاصة تعرف بمعدات حفظ الفهارس الدائرة أو بالفهرس المرئي . - جدير بالذكر ان الدول المتقدمة أحدثت مراكز وسطى لترحيل الوثائق والملفات المقفلة اي التي أغلقت بسبب انهاء العمل بها , والمقصود من ذلك هو المحافظة على هذه الوثائق وتوفير الأماكن للوثائق الجديدة الصادرة عن الدواوين الحكومية وغيرها من الأجهزة الادارية الهامة وهو مايتيح ايضا فرصة للتخلص من الأوراق التافهة بعد حفظ الأوراق الهامة في الأرشيف القومي لهذه الدول . يتبع في وقت لاحق باذن الله تعالى ... ملاحظة : تم استنباط هذه المادة العلمية واستخلاص فوائدها بالاعتماد على كتاب علم التوثيق والتقنية الحديثة للدكتور محمد قبيسي . - تم نشر هذه المادة العلمية على صحيفة الوسط التونسية بتاريخ 24 مارس 2008 - *
