فوائد بلا حساب ولكن من يضمن "الديمومة"؟ تونس الشروق خلقت أنظمة مستحدثة من التوثيق تقطع مع أنظمة التوثيق الورقي المتعارف عليها... إنها الأرشفة الالكترونية والتي لم يخل بروزها من ظهور اشكالات متفرعة عنها فما هي أبرز هذه الإشكالات؟ سؤال طرحته الشروق وحاول الاجابة عنه بعض المشاركين العرب في الندوة العلمية حول "الأرشفة والأرشيف الالكتروني". وقبل هذا يجب التطرق إلى بعض ايجابيات الأرشفة الالكترونية فتعميم التعامل بها بالبلدان العربية والكلام للسيد صالح عبد الله (مدير عام إدارة الوثائق والمخطوطات بوزارة المالية) : »يمكن من ادخار أكبر قدر ممكن من الوثائق وذلك لن يتم إلا بتطويع الوسائل الالكترونية في عملية الحفظ، وهو حفظ لا يمكن أن يطاله الاتلاف ويضمن السلامة الصحية للموثق". يقول الأستاذ قاسم أبو حرب (مدير مركز الوثائق بفلسطين) : »نظرا للتطور التكنولوجي في حقل المعلومات أصبحت المؤسسات الحكومية والمؤسسات الأخرى تعتمد خلال عملها بشكل رئيسي على توظيف هذه التكنولوجيا في العمل اليومي، حيث أن هذه المؤسسات تنتج كميات كبيرة من السجلات في أشكال الكترونية متعددة وبعض هذه السجلات له قيمة أرشيفية دائمة (...) إن الوسائط التكنولوجية المستخدمة تحتوي سجلات مقروءة آليا بشكل عام حيث أن هذه الوسائط لا تأخذ بعين الاعتبار اقتناء أنواع من الأرشيفات التقليدية الورقية أو الوسائط »الميكروفيليمية« وإذا ما رغبت المؤسسة في الاحتفاظ بالسجلات الالكترونية لعدة سنوات من أجل ضمان قراءتها فيجب عليها أن تنقلها إلى وسط ورقي أو ميكروفيلمي لتحقيق احتياجاتها الأرشيفية«. مشكلة الديمومة ويرى السيد صالح مقدادي (ممثل عن الأردن) : »يمكننا الأرشيف الالكتروني من اختزال الوقت ومن حفظ أكثر من نسخة كما أن سهولة الاسترجاع تكون أكبر«. تبرز مشكلة الحفظ الدائم من أهم مشاكل الأرشيف الالكتروني اذ يخاف من زوال التكنولوجيا التي استعملت في الحفظ يقول السيد ربيع البنوري (الأمين العام للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف). »يفرز التوثيق الالكتروني مشكلة تقنية معقدة هي الديمومة، فأوعية الحفظ غالبا ما تتغير إذ يطغى عليها هاجس الموضة والهاجس التجاري بينما نحن نحتاج لمثل هذه الوثائق في التسيير الإداري وفي اتخاذ القرارات بل تحتاج لها المؤسسات في علاقاتها بعضها ببعض. وعند الرجوع إلى هذه المعطيات المخزنة لا نضمن الرجوع إليها الى بعض السنوات لذلك فإن على المنظمات المختصة أن تحاول أن تجد حلولا ناجعة حتى نضمن ديمومتها وتكاملها. إن التوثيق الالكتروني يجب أن نتعامل معه بحذر ولا نعتمده كمجرد حل للتخلص من كم هائل من الأوراق، إنه فقط مرحلة من مراحل تطور العمل الاداري«. وطالب السيد صالح مقدادي »بضرورة ترحيل السجلات من بيئة الكترونية قديمة إلى بيئة الكترونية حديثة ومثل هذا التجديد يضمن التخزين الدائم للمعلومات ويضمن الحفظ الدائم لها«. تجارب نماذج في الوطن العربي تم اعتماد عدة مشاريع للأرشفة الالكترونية بدائرة بلدية أبو ظبي من أجل الحفاظ على الوثائق والمستندات من التلف. وهذه التجربة لاقت الاستحسان يقول السيد غنام عبد اللطيف (السعودية) : »في الحقيقة فإن تجربة بلدية أبو ظبي في مجال الأرشفة الالكترونية يمكن اعتبارها تجربة رائدة وهذا يعود لثراء تجربتهم وسعة خبرتهم وسعة قواعد البيانات لديهم كما يعود أيضا لحسن تصرفهم الإداري واستعدادهم وحماسهم الفياض، ولتسمح لي صحيفتكم أن أوجه نداء لكل فرد في الوطن العربي بأن يستفيد من كل ما توفره التكنولوجيا من الحاسبات الالكترونية وملحقاتها لأننا إذا لم نستفد منها سنبقى في آخر المطاف«. إن التحديات لحفظ الأرشيفات الالكترونية لفترة طويلة كما يؤكد السيد قاسم »هي قضية مؤسساتية وتكنولوجية تتطلب دعما من المؤسسات لمواكبة التغيرات في الأهداف والإدارة والتمويل إن حفظ السجلات الالكترونية معروف جيدا كمشكلة خطيرة حيث أن السجلات الالكترونية التي لم يتم نقلها خارج بيئة الكترونية فإن مصيرها مرتبط بمصير تلك الأجهزة والبرامج«. بقي أن نشير إلى أنه ومن خلال الاختبارات التي أجريت لتحديد نجاعة الوسائط الالكترونية تعطي مؤشرات على أن الأقراص الممغنطة يمكن أن تكون قادرة على القراءة لمدة زمنية تتراوح ما بين و سنة.
