La réunionnite est un mal quasi universel. Aux conséquences néfastes, largement sous-estimés : échanges peu productifs, décisions reportées, démotivation, passivité des participants, nouvelle réunion… et le cycle infernal recommence. Pour soigner ce mal, appliquez les conseils suivants :
1. Planifiez les réunions Les horaires :Ils sont très importants pour la productivité de la discussion. Les réunions qui débutent tôt le matin ou juste après le déjeuner ont tendance à s'éterniser. Préférez les réunions juste en fin de matinée ou d'après-midi : la perspective du déjeuner ou de retour à la maison oblige les participants à se concentrer pour ne pas perdre du temps. La durée :N'organisez jamais une réunion sans préciser à quelle heure elle doit se terminer. Prévoyez un battement d'une demi-heure pour la prolonger. Les interruptions : Ne les tolérez en aucun cas. Donnez à votre secrétaire des raisons inattaquables de ne pas interrompre les participants. La préparation : Si vous ne voulez pas que la réunion se traduise par une perte de temps, assurez-vous que chaque participant l'a correctement préparée. Les ordres du jour : Ils doivent présenter les points qui seront abordés au cours de la discussion, mais également mettre en évidence l'enjeu de la réunion. Lorsque vous rédigez votre ordre du jour, prévoyez toujours les points les plus importants au milieu de la réunion : de cette façon, les éventuels retardataires ne manqueront que des points mineurs. Arrangez-vous pour que la réunion se termine sur une note optimiste, ou sur un vote dont vous savez à l'avance qu'il emportera l'unanimité. Le nombre de participants : Le nombre idéal pour qu'une réunion soit vraiment efficace est de quatre personnes. La limite supérieure admissible est de douze personnes. Pour éviter que votre réunion ne perde son efficacité à cause des gens qui risquent de parler dans le vide, arrangez-vous pour ne réunir que les personnes vraiment indispensables. En revanche, faites une large diffusion de l'ordre du jour, en y joignant une note par laquelle vous précisez que les destinataires sont les bienvenus à cette réunion s'ils peuvent l'enrichir par une contribution bien spécifique. Après la réunion, faites parvenir à ces personnes un compte rendu de la réunion. 2. Présider et animer une réunion Lorsqu'une réunion reste dans le flou et n'est pas assez productive, la responsabilité en revient souvent à la personne chargée de l'animer. Conduire une réunion, cela consiste à : - Veiller à ce que la discussion conserve l'orientation initialement prévue. - Eviter les digressions et faire cesser avec douceur les conversations en aparté qui ne concernent pas la majorité des participants. - Regarder l'heure et s'assurer que les participants sont bien conscients du temps déjà écoulé, en disant par exemple : « Nous sommes déjà à la mi-temps, il faut donc que nous passions au point suivant de l'ordre du jour. » - Faire au fur et à mesure un résumé des discussions, mais en restant bref . - Désamorcer en douceur les conflits qui menacent entre deux ou plusieurs personnes.
3. Obtenir un accord Les réunions ont pour objectif principal la prise d'un certain nombre de décisions. Si l'on raisonne dans l'idéal, les décisions doivent être prises à l'unanimité. Si les participants n'arrivent pas à se mettre d'accord, demandez-vous pourquoi. Surtout, ne passez pas tout de suite au point suivant de l'ordre du jour en disant : « Nous réexaminerons ce point une autre fois. » Analysez le blocage en prenant en considération les éléments suivants : - Y a-t-il une personne qui adopte une position extrême parce qu'elle se sent le dos au mur ? Si tel est le cas, prenez-la à part et essayez de la persuader en douceur. - Y a -t-il un manque d'informations ? - La décision en question dépend-elle de circonstances ou d'événements qui ne sont pas de l'unique compétence des participants actuellement réunis ? Si tel est le cas, c'est que l'ordre du jour n'a pas été suffisamment travaillé . demandez à l'un des participants de restructurer la proposition. 4. Le compte rendu de réunion C'est un élément fondamental. Il doit faire le point de ce qui s'est dit, mais surtout rappeler quelles décisions ont été prises. Arrangez-vous pour faire ressortir ces décisions (caractères gras, caractères soulignés, etc). Si aucun terrain d'entente n'a été trouvé sur un point particulier, indiquez les points de vue de chacun, ou le nom des opposants à la proposition.
