La dernière étude de Carlson Wagonlit Travel Institute donne aux responsables des voyages d'affaires un aperçu de l'industrie hôtelière et de ses tendances. Elle évalue la part relative de la dépense hôtel au sein du budget voyage des entreprises, dépense qui serait souvent sous-estimée Les travel managers interrogés ont estimé que l'hôtel représentait 28 % de leur budget voyages. Une analyse "top-down" du marché du voyage d'affaires a démontré que l'hôtel représentait en fait 39% du budget voyages. Les entreprises pourraient économiser en moyenne 21% en adoptant une série de bonnes pratiques. L'étude CWT les met en exergue. L'étude a identifié sept étapes permettant aux entreprises de réduire la dépense hôtel. 1 - Consolider les données par le biais, notamment, des agences de voyages et des paiements par cartes de crédit professionnelles. 2 - Comprendre les besoins et le comportement des voyageurs. Il ressort de cette étape que la localisation à proximité du lieu de travail devance tous les autres critères y compris la catégorie d'hôtel. Les voyageurs veulent par ailleurs des fonctionnalités de réservation simples et efficaces. 3 - Concevoir une politique hôtelière efficace. Les entreprises qui rendent les hôtels préférés obligatoires obtiennent un meilleur respect de la politique. Un certain nombre d'entre elles autorise toutefois les hôtels hors programme uniquement s'ils sont au moins 20% moins cher. 4 - Optimiser le programme d'hôtels préférés en prévoyant la dépense et en tenant compte des conditions du marché local. Savoir : les séjours de plus de 3 nuits représentent 70% des nuitées. 5 - Négocier efficacement ce qui se traduit par une série de questions. Hôtels préférés ou accords de chaînes ? Prix fixes ou prix dynamiques ? Quel calendrier et quel mode d'organisation ?... Savoir‑: les "amenities" (room service, parking, Internet, transferts aéroports...) peuvent ajouter jusqu'à 33% au coût de la chambre. 6 - Améliorer le respect de la politique par les voyageurs. Ils seraient 66% les travel managers à effectuer un suivi en cas de non-respect de la politique. 7 - Contrôler et mesurer la performance. Un audit sur 5 entreprises a révélé que seulement 50‑% des tarifs négociés étaient correctement chargés sur les GDS ! Ce mauvais chargement peut générer 5% de coût additionnel.
