Lorsqu'on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, celles-ci s'éternisent. Bornez votre temps et celui des autres. Et raisonnez en termes d'objectifs et non pas de tâches à réaliser. Exemples: faites préciser le délai, lorsqu'on vous dit "c'est ASAP" (aussitôt que possible); fixez à 20 minutes la durée de la réunion; commencez un mémo par la conclusion, etc. "La vie au travail comme à la maison, ne peut pas être mise en équation. Il y a pourtant des dizaines de lois empiriques qui la régissent sans que nous en prenions conscience. Mises à jour par des savants ou des praticiens, elles ont fait leurs preuves. En voici sept qui devraient aider le manager à bien s'organiser. 1. Loi de Murphy : la loi des emmerdements maximum Définition: "Rien ne se passe jamais comme on l'a prévu". Variantes: "le diable est dans les détails". Le pépin arrive toujours quand il ne faut pas et où il ne faut pas. C'est le passeport qu'on découvre non valide une fois arrivé à l'aéroport, la tartine qui tombe côté beurre. Et les petits tracas s'enchaînent. Vous êtes pressé? La voiture est en panne, il pleut, le métro est bloqué, etc. Les ingénieurs connaissent bien cette loi qui dérègle et retarde les projets. Tout processus -de recrutement, d'innovation, de production...- est une aventure pleine d'aléas. Mieux vaut chercher à les anticiper et à les réduire. Faites de la paranoïa intelligente, dès que c'est important pour vous. Les explorateurs du bout du monde, par exemple, se font opérer de l'appendicite avant de partir, au cas où il y aurait nul toubib. Sur les projets les experts font des rétro-plannings et imaginent le pire. Et vous, avant votre rendez-vous capital, faites réviser la voiture. 2. Loi de Parkinson : la loi du temps qui s'étire à l'infini Définition: "Comme le gaz, le temps se dilate jusqu'à occuper la totalité de l'espace disponible". Cette loi fondamentale s'applique à la gestion de son temps mais aussi de sa carrière et de sa vie. Lorsqu'on ne se fixe pas de butée horaire ou calendaire dans la réalisation d'une tâche ou la prise d'une décision, celles-ci s'éternisent. Plus, j'ai du temps pour faire une chose, plus je mets du temps à la faire. Je me dis: "On verra bien!". Pensez plutôt à rebours: "Qu'est-ce que j'aimerais qu'on dise de moi après cette mission?". Il faut donc borner son temps et celui des autres. Et raisonner en termes d'objectifs et non pas de tâches à réaliser. Exemples: faites préciser le délai, lorsqu'on vous dit "c'est ASAP " (aussitôt que possible); fixez à 20 minutes la durée de la réunion; commencez un mémo par la conclusion, etc. Les petits ballons de baudruche laissent moins de place à l'air qu'une montgolfière. 3. Loi de Douglas: la loi des dossiers qui s'entassent tout seuls Définition: "Plus on dispose de place, moins on trie". C'est une variante de la loi de Parkinson. Plus vous avez d'espace et d'armoires pour ranger, plus vous étalez vos affaires. Ce qui fait que votre bureau ressemble plus à une aire de stockage qu'à un lieu de travail et que votre boite mail est surchargée de dossiers et sous-dossiers. Résultats: vous perdez du temps à retrouver l'information utile. Ce qui paralyse l'action. Restreignez vos zones de rangement. 4. Loi de Pareto : la loi de l'éparpillement inutile Définition: "L'essentiel prend 20% du temps et de l'espace, l'accessoire, 80%. Autre loi fondamentale, qui s'applique à bien des domaines: 80% des effets sont produits par 20% des causes. Exemples: 80% du chiffre d'affaires est réalisé par 20% des clients, 80% des tâches sont traitées en 20% de temps... Ce coefficient multiplicateur est issu des bâtisseurs égyptiens de pyramides, qui ont calculé l'énergie minima pour soulever les gros blocs de pierre. Inutile de gaspiller ses forces. Mieux vaut se focaliser sur ce qui vaut la peine, ces 20% qui vont causer des dégâts ou booster l'activité. Gare au perfectionnisme, au micro-management, à la lecture exhaustive des mails, etc. Apprenez à élaguer votre arbre des priorités et à doser votre effort. 5. Loi d'Illich : loi de l'acharnement inefficace Définition: "Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue jusqu'à devenir négative". C'est la loi des rendements décroissants. Au bureau ou à l'école, au-delà de 90 minutes, l'attention est en chute libre. Alors, inutile de prévoir des réunions de 3 heures, de s'escrimer en continu sur un dossier qui vous résiste, d'avaler un sandwich derrière votre écran à midi pour vous avancer... La journée non-stop ne vous rendra pas plus efficient. Vous tomberez en apnée derrière votre PC. Variante: ce n'est pas parce qu'on met plus de monde sur un projet que ça avance plus vite. Faites des pause. Et prévoyez des blocs de travail continu de 90 minutes au maximum. Entre deux, allez prendre un bol d'air frais, papotez avec un collègue. Par ailleurs, sélectionnez les contributeurs pertinents sur un projet. 6. Loi de Carlson: la loi du travail fractionné dévoreur de temps Définition: "Le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption". Tout travail interrompu (par une sollicitation, une musique, un casse-croûte, etc.) est moins efficace qu'un travail réalisé en continu. Pour deux bonnes raisons. 1/ Il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche. 2/ L'individu une fois déconcentré est tenté de papillonner, surtout si le dossier l'embête: il ira à la machine à café, lira une affiche, croisera Y et papotera... Isolez-vous. Fermez vos portes, mettez votre téléphone sur répondeur, désactivez le signal sonore d'arrivée des nouveaux mails. Et résistez à toute dispersion en ne faisant qu'une activité à la fois. 7. Loi de Confucius. La loi de l'expérience vaine et intransmissible Définition: "L'expérience ne sert qu'à répéter les mêmes erreurs mais plus rapidement". La mode des "best practices" soi-disant applicables partout et la recherche de la perfection par le knowledge management relèvent du fantasme. La formule "Croyez-en mon expérience!" tue l'innovation. Nous sommes dans l'ère du copier-coller. Or, ce qui vaut ici ne vaut pas forcément là. Il faut laisser sa place à l'imagination. Les clés de la réussite de Steve Jobs ne sont-elles pas liées à l'intuition, à l'émotion, à l'interprétation? Il s'était, dit-on (1) procuré un Minitel, avait désossé l'appareil, et étudié en détail le modèle économique... dont découlent iTunes, l'App Store et l'iPhone. Mieux vaut s'inspirer d'un procédé que de chercher à l'imiter.
