L'Archivage électronique serait-il fatal pour les anciens outils de stockage des documents ? Avec l'entrée de nouveaux concepts comme le coffre fort numérique l'archivage manuel fait aujourd'hui machine arrière. En raison de plusieurs facteurs, il n'est plus le maitre du marché du stockage et de la gestion des documents. C'est au tour du numérique de prendre donc le flambeau et de se placer sur le devant de la scène plutôt que son ombre. « L'Expert » a eu recours à des spécialistes dans le domaine pour en savoir plus sur cette question. Quatre questions àJean louis Pascon, Vice président Fed ISA et professeurs a l'université de Grenoble. *Présentez -nous Fed ISA ? Fed ISA, Fédération de l'ILIM In formation Lifecycle Management, du stockage et de l'archivage, créée en 2005 est une association à vocation européenne qui regroupe à la fois des groupes d'utilisateurs genre Orange, Areva etc, des intégrateurs, des experts techniques et juridiques et des fournisseurs de technologies, matériels et logiciels. Sa mission est de fournir aux utilisateurs la bonne information pour bien aborder un projet de dématérialisation et d'archivage électronique, au travers d'avis d'experts et de retours d'expériences. C'est pour cette raison qu'on a créé des commissions thématiques axées sur diverses questions telles que référentiel, audit, certification et collectivités territoriales et archivage électronique. Fed ISA propose également des cycles de formation courts qui durent 2 ou 3 jours axés sur une thématique précise telle que les projets d'archivage électronique ou encore les formations beaucoup plus longues, s'étalant sur 8 semaines avec l'école des mines de Paris portant sur le domaine de l'archivage aussi. *En présence de multiples contraintes, l'avenir de l'archivage électronique s'annonce-t-il promoteur ? Oui forcement c'est comme dire que demain le jour s'élève. En fait, le besoin de traiter, d'archiver et de stocker l'information passe aujourd'hui progressivement du papier à l'électronique. L'archivage électronique a un bel avenir. Les années à venir on assistera très probablement à la réalisation de plans pour construire les maisons faites totalement sur un support numérique. *L'archivage électronique serait-il fatal pour les anciens outils d'archivage ? Aujourd'hui des technologies anciennes comme le micro film qui a joué un rôle capital dans la classification des archives départementales en France dans les années 60 n'existent pratiquement plus, tout ce qui était sur micro film a été numérisé. Dans cette optique certaines technologies vont disparaitre parce qu'économiquement et au point de vu usage ils ne répondent plus aux attentes des utilisateurs. Des technologies, vraisemblablement comme le papier vont partir mais je dis partir plutôt que disparaitre car il existe encore des habitudes chez les intellectuels. Sur un autre volet, actuellement, dans le domaine on passe des compteurs au compteur manuels à distance. Tel est le cas avec l'archivage électronique ainsi que des nouvelles technologies capables de modifier les comportements des gens. *Qu'est ce qu'un coffre fort numérique ? Un certain nombre de fournisseurs sur le marché français utilisent le concept de coffre fort numérique ou électronique. Un coffre-fort numérique personnel est tout simplement un service hautement sécurisé permettant d'archiver facilement l'ensemble des fichiers numériques sensibles tels que les documents administratifs, les factures, les relevés, les contrats ou encore les photos, etc. Ce service peut être accessible en ligne, via Internet. Par ailleurs, le Coffre fort électronique garantit la pérennité des documents, la notion traçabilité ou encore l'authentification et l'identification des documents.
